Je weet dat je het ooit hebt opgeschreven. Je weet alleen niet meer waar
Een offerte van twee jaar geleden, de afspraken met die ene leverancier, de handleiding van dat apparaat, de notulen van dat overleg. Zoeken naar informatie die je zelf hebt gemaakt, is een van de grootste stille tijdvreters die er is.
Wat er concreet te automatiseren valt
Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen een eigen prijs per scope.
Vergaderingen die zichzelf notuleren
InstapEen gesprek of overleg wordt automatisch uitgeschreven, samengevat en omgezet in besluiten en actiepunten met namen erbij. Van alle automatiseringen is dit de breedst inzetbare: elk bedrijf vergadert, en niemand notuleert graag.
Eén zoekvenster over al je eigen spullen
MiddelJe stelt een vraag in gewone taal en krijgt antwoord uit je mappen, mail en documenten, met de bron erbij zodat je het kunt controleren. Je eigen bedrijfs-Google, alleen dan over jouw informatie.
Lange documenten leesbaar maken
InstapEen bestek, een rapport, een verzekeringspolis of een set voorwaarden teruggebracht tot wat er voor jou in staat, met de vindplaats erbij.
Werkinstructies uit je handleidingen
MiddelDuizenden pagina's technische documentatie doorzoekbaar in gewone taal, ook op een telefoon in de bus of op de werkvloer.
Mail terugvinden zonder te weten wie het stuurde
MiddelWat hebben we ook alweer afgesproken over die levering? Antwoord uit je eigen mailwisseling, in plaats van tien minuten scrollen op een half onthouden zoekwoord.
Documenten die zichzelf opruimen
MiddelBestanden automatisch hernoemen, sorteren en in de juiste map zetten op basis van wat erin staat. Saai werk waar niemand aan toekomt.
Standaarddocumenten uit je eigen bibliotheek
MiddelEen rapport, plan van aanpak of verslag opgebouwd uit je eerdere documenten, zodat je begint bij tachtig procent in plaats van bij een leeg scherm.
Wekelijkse samenvatting van wat er speelt
MiddelWat kwam er binnen, wat blijft liggen, wat is er afgesproken en niet opgevolgd. Eén overzicht op maandagochtend in plaats van door alles heen scrollen.
Zoeken naar informatie die je zelf ooit hebt vastgelegd
- Nu
- Meerdere keren per dag, samen makkelijk een uur
- Straks
- Vragen en antwoord krijgen, met de bron erbij
- Verschil
- Bij één uur per week al ruim 45 uur per jaar
Waarom ik hier vaak mee begin
Notulen en een interne zoekfunctie zijn de twee automatiseringen die in vrijwel elk bedrijf werken, ongeacht branche. Ze zijn goed af te bakenen, het risico is klein en je merkt het effect meteen. En ze leveren iets op wat je later nodig hebt: geordende informatie. Wie ooit verder wil met automatiseren, heeft daar toch mee te maken.
- Antwoorden komen altijd met een bronvermelding erbij
- Wat je niet mag zien, komt er ook niet uit
- Werkt op je bestaande mappen, geen migratie nodig
Rechten reizen mee
De klassieke blunder bij een interne zoekmachine is dat iedereen ineens bij alles kan. Daarom sluit ik aan op de rechten die je al hebt: wie een map niet mag openen, krijgt er ook geen antwoord uit. Bij kleine teams is dat vaak simpel, maar het moet wel bewust geregeld zijn.
Vragen over kennis en documenten
Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.
Andere plekken waar het werk zich herhaalt
Klantcontact en support
Dezelfde vragen die elke week binnenkomen automatisch beantwoorden, en de rest gesorteerd op je bord krijgen.
Bekijk toepassingenSales en offertes
Aanvragen die vanzelf opgevolgd worden, offertes die niet meer met kopiëren-plakken beginnen.
Bekijk toepassingenMarketing en content
Advertenties, productteksten en berichten die niet elke keer vanaf nul beginnen.
Bekijk toepassingenAdministratie en facturen
Bonnetjes, inkoopfacturen en herinneringen die zichzelf verwerken, met jou als laatste controle.
Bekijk toepassingenPlanning en uitvoering
Werkbonnen, planning en rapportages die uit het werk zelf komen in plaats van uit een avond typen.
Bekijk toepassingenInkoop en voorraad
Orderbevestigingen, prijslijsten en voorraad die niet meer met de hand vergeleken worden.
Bekijk toepassingenPersoneel en HR
Vacatures, inwerken en de vragen die medewerkers steeds stellen, zonder HR-afdeling.
Bekijk toepassingenContracten, privacy en AI Act
Contracten die gelezen worden, termijnen die niet verlopen en papierwerk dat klopt.
Bekijk toepassingenIT en development
Koppelingen die ontbreken, oude software die niemand meer snapt, meldingen die niemand meer leest.
Bekijk toepassingen
Welke van deze taken doe jij het vaakst?
Twintig minuten videobellen, vrijblijvend. Ik zeg eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.