Automatisch notuleren met AI: van vergadering naar actiepunten zonder dat iemand typt

Wat er precies gebeurt

Je neemt het gesprek op, met je telefoon, je laptop of automatisch bij een videovergadering. De opname wordt uitgeschreven, en uit die tekst komt een samenvatting in de structuur die jij wilt. Dat laatste is het punt waar de meeste standaardtools tekortschieten: die geven een algemene samenvatting, terwijl jij een vast formaat wilt met besluiten, acties, eigenaren en deadlines.

• Samenvatting in jouw vaste structuur, niet de standaardstructuur van een tool
• Actiepunten met een naam en een datum erbij
• Openstaande vragen apart, zodat ze niet in de tekst verdwijnen
• Automatisch naar je takenlijst, je dossier of gewoon je mailbox

Waar het echt geld oplevert

Niet bij het interne maandagoverleg, maar bij gesprekken die ergens toe leiden. Een klantgesprek dat een offerte moet worden. Een intake die een profiel moet worden. Een consult dat een verslag moet worden. Een opname op locatie die een werkbon moet worden. Op die plekken zit het verschil tussen 'ik werk het vanavond uit' en 'het staat er al'.

Het rekensommetje

Neem een adviseur die drie klantgesprekken per week voert en er elk een half uur aan uitwerken aan besteedt. Dat is anderhalf uur per week, ruim zeventig uur per jaar, en dat is bijna altijd tijd die niet declarabel is. Bij een normaal uurtarief praat je dus niet over een besparing van uren maar over enkele duizenden euro's per jaar aan verloren omzet.

Waar je op moet letten: toestemming

Een gesprek opnemen doe je niet zomaar. Bij een gesprek waar je zelf aan deelneemt ligt dat anders dan bij het opnemen van gesprekken tussen anderen, maar de nette lijn is simpel: zeg het aan het begin, kort en gewoon. In de praktijk maakt vrijwel niemand er bezwaar tegen als je uitlegt dat het is om de afspraken goed vast te leggen. Sinds de AI-verordening is transparantie bovendien geen beleefdheid meer maar een verplichting.

• Meld aan het begin dat je opneemt en waarvoor
• Spreek af hoe lang de opname bewaard blijft, en houd je daaraan
• Bewaar bij gevoelige gesprekken alleen de samenvatting, niet de opname

En waar je op moet letten: waar de opname heen gaat

Een gesprek met een klant kan vertrouwelijke informatie bevatten. Bij de meeste gratis tools weet je niet precies waar de opname belandt en of hij gebruikt wordt om modellen te trainen. Voor bedrijven die met gevoelige gegevens werken, zoals zorg, juridisch of financieel, richt ik dit standaard zo in dat gegevens binnen Europa blijven en niet voor training gebruikt worden.

Hoe goed is het eigenlijk?

Nederlands wordt goed herkend, ook met accent en achtergrondgeluid. Waar het misgaat is bij vaktermen, merknamen en afkortingen die alleen in jouw wereld bestaan. Die leer ik het systeem apart aan, en dat is meestal het verschil tussen een samenvatting die je moet corrigeren en een die je alleen doorleest. Cijfers en bedragen laat ik altijd markeren, want juist daar wil je zelf even kijken.

Veelgestelde vragen