Een bedrijfs-Google voor je eigen documenten: zoeken in wat je zelf hebt opgeschreven

Waarom gewoon zoeken niet genoeg is

Klassiek zoeken werkt op woorden. Als jij 'garantietermijn' zoekt maar er staat 'wij staan gedurende twee jaar in voor', vind je niets. Een AI-zoekfunctie werkt op betekenis: hij begrijpt dat die twee over hetzelfde gaan. Dat is het verschil tussen tien minuten scrollen op een half onthouden zoekwoord en direct antwoord.

De bron erbij is niet optioneel

Dit is het belangrijkste ontwerpprincipe. Een antwoord zonder bronvermelding is een antwoord dat je niet kunt controleren, en daar heb je in een bedrijf niets aan. Elk antwoord verwijst naar het document en het stuk tekst waar het vandaan komt. Zo gebruik je het systeem om iets te vinden en niet om iets te geloven.

• Antwoord in gewone taal, met de passage waar het op gebaseerd is
• Staat het er niet in, dan is het antwoord dat het er niet in staat
• Geen algemene kennis van het internet vermengd met jouw documenten

Rechten moeten meereizen

De klassieke blunder is dat iedereen ineens bij alles kan. Iemand vraagt onschuldig wat een collega verdient, en krijgt antwoord omdat de salarisadministratie toevallig in een gedeelde map stond. Daarom sluit ik aan op de rechten die je al hebt: wie een map niet mag openen, krijgt er ook geen antwoord uit. Bij kleine teams is dat vaak simpel, maar het moet wel bewust ingericht zijn.

Je hoeft niet eerst op te ruimen

De vraag die ik het vaakst krijg: moeten we eerst onze mappen ordenen? Nee, en dat is precies het punt. Zo'n systeem werkt juist op de rommelige werkelijkheid. Wat wel helpt is aangeven welke mappen meetellen en welke niet, zodat oude versies je antwoorden niet vervuilen. Een archiefmap uitsluiten is vijf minuten werk en scheelt veel verwarring.

Waar het het meest oplevert

Bij bedrijven met veel technische documentatie: een monteur die op zijn telefoon in vierduizend pagina's handleidingen kan zoeken, belt niet meer naar kantoor. Bij bedrijven met veel contracten en afspraken. En bij bedrijven waar één iemand alles weet, want dan is dit ook je verzekering tegen het moment dat die persoon vertrekt.

Wat het niet is

Het is geen vervanging van nadenken en het is geen orakel. Het is een manier om je eigen informatie terug te vinden. Als iets nooit is opgeschreven, kan geen enkel systeem het vinden. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is de reden dat ik dit meestal combineer met automatisch notuleren: dan groeit de hoeveelheid vastgelegde kennis vanzelf.

En je gegevens?

Je documenten zijn je bedrijf, dus het is terecht dat dit de eerste vraag is. Er zijn opzetten waarbij je gegevens binnen Europa blijven, niet gebruikt worden om modellen te trainen en verwijderd worden wanneer jij dat wilt. Dat spreken we vooraf af en leg ik vast, zodat je het kunt laten zien als een klant of een opdrachtgever ernaar vraagt.

Veelgestelde vragen