Een administratiekantoor waar het najagen van stukken niet meer jouw werk is
Wat kun je automatiseren in een administratie- of advieskantoor? Het werk dat je klanten met zich meebrengen: stukken opvragen en najagen, bonnetjes en facturen verwerken, dezelfde vragen beantwoorden en zoeken in dossiers. Je vakkennis zit in het advies. De uren gaan op aan alles wat daarvoor komt.
Herken je dit?
- Je jaagt elk kwartaal en elk voorjaar dezelfde klanten na voor hun stukken
- Klanten leveren aan als foto, PDF, mail of schoenendoos
- Je zoekt in mail en mappen wat er met een klant is afgesproken
Eerste automatisering: €995, live binnen twee weken. Bekijk alle prijzen
Wat er concreet te automatiseren valt
Dit zijn voorbeelden, geen volledige lijst: staat jouw taak er niet bij, dan kan hij nog steeds weg. Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen vooraf een eigen vaste prijs.
Stukken opvragen en najagen voor de aangiftes
- Nu
- 15 minuten per klant aan mailen en nabellen, 150 klanten per jaar
- Straks
- Verzoeken en herinneringen gaan vanzelf, jij belt alleen wie echt niet reageert
Verschil
Zo'n 30 uur per jaar, juist in de drukste weken
Stukken opvragen en najagen
InstapVoor de aangifte of het kwartaal krijgt elke klant een lijstje met wat er nog ontbreekt, op maat van zijn situatie. Komt er niets, dan volgt vanzelf een herinnering. Je ziet per klant wat binnen is en wat niet.
Bonnetjes en facturen van klanten verwerken
MiddelWat een klant aanlevert, in welk formaat ook, wordt uitgelezen, gecontroleerd en geboekt in het pakket van die klant. Wat afwijkt, zoals een onbekende leverancier of een vreemd btw-tarief, komt bij jou.
Klantvragen beantwoorden
InstapWanneer moet mijn aangifte binnen, welke stukken missen nog, hoe ver is mijn jaarrekening? De standaardvragen worden beantwoord uit je eigen informatie en het dossier van de klant. Echte adviesvragen komen bij jou.
Dossiers doorzoekbaar
MiddelVraag in gewone taal wat er met een klant is afgesproken of wat er in een eerdere aangifte stond, en krijg antwoord uit mail en dossier, met de bron erbij.
Toelichting bij de cijfers
MiddelBij de kwartaal- of jaarcijfers een toelichting in gewone taal voor je klant: wat er veranderde en wat opvalt. Het uitzoekwerk is gedaan; jij voegt het advies toe.
Verslag van een klantgesprek
InstapEen gesprek met een klant wordt uitgeschreven tot een verslag met de afspraken en vervolgstappen, klaar voor het dossier en voor de bevestigingsmail.
Signalen uit de administratie
MiddelEen klant die steeds later betaalt, een kostenpost die ineens verdubbelt, een omzet die de grens van de kleineondernemersregeling nadert: het systeem ziet het, en jij hebt een reden om te bellen.
Komt binnen
- Formulier
- Foto's
- Bonnetje
- Spraakbericht
De automatisering
Leest, controleert, handelt af
Met jouw eigen gegevens als bron
Gedaan
- Antwoord verstuurd
- Afspraak ingepland
- Geboekt in de administratie
- Advertentie online
Naar jou
- Ontbrekend gegeven
- Onbekende vraag
- Bedrag buiten de marge
Dezelfde opzet voor een werkbon, een offerte, een bonnetje of een advertentie. Alleen wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf.
De vakkennis blijft bij jou
Een administratiekantoor verkoopt kennis en zekerheid. Die blijven waar ze horen. Wat verdwijnt, is het werk dat er niets aan toevoegt: overtypen, najagen, opzoeken. Dat werk zit in de drukste weken van het jaar het meest in de weg, en daar levert het ook het meest op. Het advies, de controle en de handtekening onder de aangifte blijven van jou.
- Werkt met de boekhoudpakketten die je klanten al gebruiken
- Gegevens blijven binnen Europa, met een verwerkersovereenkomst
- Elke boeking en elk antwoord is terug te voeren op het origineel
Klanten die aanleveren zoals jij het wilt
De meeste vertraging zit niet bij jou, maar bij de klant die niet weet wat hij moet sturen. Een lijstje op maat, een herinnering op het goede moment en een bevestiging van wat binnen is, lossen meer op dan een portaal dat niemand opent. De klant hoeft niets nieuws te leren: mail, foto of WhatsApp is genoeg.
Zo begint het
- 1.Je noemt de taak die je de meeste tijd kost.
- 2.Daar komt één automatisering voor, vaste prijs, live binnen twee weken.
- 3.Het loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.
Wat ondernemers in deze branche vaak vragen
Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.
Bekijk het per afdeling
Klantcontact en support
Dezelfde vragen die steeds weer binnenkomen automatisch beantwoorden, en de rest gesorteerd op je bord krijgen.
Bekijk toepassingenSales en offertes
Aanvragen die vanzelf opgevolgd worden, offertes die niet meer met kopiëren-plakken beginnen.
Bekijk toepassingenMarketing en content
Advertenties, productteksten en berichten die niet elke keer vanaf nul beginnen.
Bekijk toepassingenAdministratie en facturen
Bonnetjes, inkoopfacturen en herinneringen die zichzelf verwerken. Jij ziet alleen wat afwijkt.
Bekijk toepassingenPlanning en uitvoering
Werkbonnen, planning en rapportages die uit het werk zelf komen in plaats van uit een avond typen.
Bekijk toepassingenInkoop en voorraad
Orderbevestigingen, prijslijsten en voorraad die niet meer met de hand vergeleken worden.
Bekijk toepassingenPersoneel en HR
Vacatures, inwerken en de vragen die medewerkers steeds stellen, zonder HR-afdeling.
Bekijk toepassingenContracten, privacy en regels
Contracten die gelezen worden, termijnen die niet verlopen en papierwerk dat klopt.
Bekijk toepassingenKennis en documenten
Alles wat je ooit hebt opgeschreven doorzoekbaar maken, en vergaderingen die zichzelf notuleren.
Bekijk toepassingenKoppelingen en software op maat
Koppelingen die ontbreken, oude software die niemand meer snapt, meldingen die niemand meer leest.
Bekijk toepassingen
Welke van deze taken kost jou de meeste tijd?
Dertig minuten videobellen, vrijblijvend. Je hoort eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.