Facturen en bonnetjes automatisch verwerken: hoe het werkt en waar je een mens houdt

Wat er precies gebeurt met een factuur

De factuur komt binnen, per mail, als foto of als PDF. Daaruit worden de gegevens gehaald: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw, en de regels als je die nodig hebt. Vervolgens wordt gecontroleerd of het klopt: bestaat deze leverancier, is dit factuurnummer al eens langsgekomen, past het bedrag bij wat je besteld hebt. Pas daarna gaat hij naar je boekhoudpakket, op de juiste post.

• Uitlezen zonder dat je per leverancier iets hoeft in te stellen
• Controle op dubbele facturen en afwijkende rekeningnummers
• Vergelijking met de bestelling of de order als die er is
• Boeken op de post waar dit soort kosten normaal terechtkomt

Hoeveel gaat er echt vanzelf?

Op nette digitale facturen van vaste leveranciers gaat het grootste deel probleemloos. Op gekreukte kassabonnen, handgeschreven briefjes en foto's met de helft eraf gaat het minder goed. In de praktijk werk je daarom met een drempel: is het systeem zeker, dan gaat het door. Twijfelt het, dan komt het bij jou, met het origineel ernaast en de gevonden waarden erbij, zodat je in tien seconden kunt corrigeren.

De controle die zichzelf terugverdient

De tijdwinst is het eerste wat mensen noemen, maar de controle is vaak meer waard. Dezelfde factuur die twee keer binnenkomt. Een rekeningnummer dat afwijkt van alle eerdere facturen van diezelfde leverancier, wat een klassieke fraudetruc is. Een prijs die niet klopt met wat je hebt afgesproken. Een mens die vijftig facturen per maand doorwerkt, ziet dat niet. Een systeem dat ze allemaal vergelijkt, wel.

Waar ik een mens houd

Fouten in de boekhouding zijn duur en werken door: een verkeerd geboekte post zie je pas bij de jaarrekening terug. Daarom automatiseer ik hier volledig aan de invoerkant, en houd ik een bevestiging aan de kant waar geld wegvloeit. Betalingen laat ik nooit automatisch lopen bij een klein bedrijf. De winst zit in het voorwerk, niet in het weggeven van de laatste knop.

Het rekensommetje

Veertig facturen en bonnetjes per maand, drie minuten per stuk, is twee uur per maand aan puur overtypen. Dat lijkt niet veel tot je bedenkt dat het altijd op het slechtste moment gebeurt, meestal buiten werktijd, en dat een deel van je bonnetjes kwijtraakt en dus btw kost. Bij bedrijven met veel inkoop loopt het snel op naar een dagdeel per maand.

En je boekhouder dan?

Die vraag komt altijd. Het werk dat verdwijnt is jouw voorwerk: verzamelen, sorteren, overtypen, kwijt zijn. Je boekhouder verwerkt wat jij aanlevert, en die krijgt met deze opzet een schonere en actuelere administratie binnen. In de meeste gevallen is dat iets waar hij blij mee is, en waar je in het gesprek over het tarief iets aan hebt.

Waar je op moet letten met gegevens

Facturen bevatten bedrijfs- en soms persoonsgegevens. Kies een opzet waarbij duidelijk is waar de verwerking plaatsvindt, hoe lang er bewaard wordt en dat je gegevens niet gebruikt worden om modellen te trainen. Dat leg je één keer vast in je verwerkingsregister, en dan ben je er.

Veelgestelde vragen