Een praktijk waar de administratie niet pas na de laatste afspraak begint
Wat kun je automatiseren in een zorg- of behandelpraktijk? Alles rond de behandeling: afspraken herinneren en verzetten, intakes vooraf laten invullen en verwerken, het verslag uit het gesprek halen en vragen over vergoedingen beantwoorden. De behandeling en het oordeel blijven bij jou. Het typen na sluitingstijd niet.
Herken je dit?
- Je schrijft je verslagen aan het eind van de dag, uit je geheugen
- Patiënten vergeten afspraken of zeggen te laat af
- De telefoon gaat tijdens behandelingen over afspraken en vergoedingen
Eerste automatisering: €995, live binnen twee weken. Bekijk alle prijzen
Wat er concreet te automatiseren valt
Dit zijn voorbeelden, geen volledige lijst: staat jouw taak er niet bij, dan kan hij nog steeds weg. Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen vooraf een eigen vaste prijs.
Een verslag schrijven na een behandeling
- Nu
- 5 minuten per patiënt, 14 patiënten per dag
- Straks
- Het verslag staat klaar, nalezen kost een minuut
Verschil
Ruim 200 uur per jaar bij een volle werkweek
Afspraakherinneringen en verzetten
InstapEen dag van tevoren een herinnering, met een link om te verzetten. Zegt iemand af, dan krijgt de eerste op de wachtlijst het vrijgekomen moment aangeboden.
Intake vooraf compleet
InstapEen nieuwe patiënt vult de intake thuis in. De antwoorden staan geordend klaar in je systeem, met een korte samenvatting bovenaan. Het eerste gesprek begint bij de klacht, niet bij het formulier.
Verslag uit het gesprek
MiddelMet toestemming van de patiënt wordt het gesprek opgenomen en uitgeschreven. Daaruit komt een verslag in de opbouw die jij gebruikt. Omdat jij verantwoordelijk bent voor het dossier, zet jij het erin.
Vragen over vergoeding en verwijzing
InstapWordt dit vergoed, heb ik een verwijzing nodig, wat kost een behandeling? De standaardvragen worden beantwoord uit je eigen praktijkinformatie. Vragen over iemands eigen situatie komen bij jou.
Uitleg en oefeningen na de afspraak
InstapNa de afspraak krijgt de patiënt de uitleg of oefeningen die jij hebt aangegeven, uit je eigen materiaal en in begrijpelijke taal.
Brief aan de verwijzer
MiddelUit je verslag rolt een terugrapportage aan de huisarts of verwijzer, in de vorm die je altijd gebruikt. Die verstuur jij, onder jouw naam.
Facturen voor wie zelf betaalt
InstapBehandelingen die de patiënt zelf betaalt, worden vanzelf gefactureerd en herinnerd als de factuur openstaat.
Komt binnen
- Formulier
- Foto's
- Bonnetje
- Spraakbericht
De automatisering
Leest, controleert, handelt af
Met jouw eigen gegevens als bron
Gedaan
- Antwoord verstuurd
- Afspraak ingepland
- Geboekt in de administratie
- Advertentie online
Naar jou
- Ontbrekend gegeven
- Onbekende vraag
- Bedrag buiten de marge
Dezelfde opzet voor een werkbon, een offerte, een bonnetje of een advertentie. Alleen wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf.
Gegevens van patiënten: strengere regels
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Dat betekent niet dat je er geen automatisering op mag zetten, wel dat de opzet vooraf moet kloppen: waar de gegevens verwerkt worden, wie erbij kan, hoe lang ze bewaard blijven en welke afspraken er met leveranciers zijn. Dat wordt geregeld voordat er iets gebouwd wordt, en het komt op papier.
- Gegevens blijven binnen Europa en worden niet gebruikt om modellen te trainen
- Met elke leverancier een verwerkersovereenkomst
- Opnemen alleen met toestemming van de patiënt
- Jij blijft verantwoordelijk voor het dossier en de behandeling
Begin bij wat er voor en na de afspraak gebeurt
Herinneringen en vragen over vergoedingen raken nauwelijks gezondheidsgegevens en leveren meteen tijd op. Daar begin je. Het verslag uit het gesprek levert het meeste op, maar vraagt meer zorg in de opzet. Dat komt als tweede stap, als de rest loopt.
Zo begint het
- 1.Je noemt de taak die je de meeste tijd kost.
- 2.Daar komt één automatisering voor, vaste prijs, live binnen twee weken.
- 3.Het loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.
Wat ondernemers in deze branche vaak vragen
Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.
Bekijk het per afdeling
Klantcontact en support
Dezelfde vragen die steeds weer binnenkomen automatisch beantwoorden, en de rest gesorteerd op je bord krijgen.
Bekijk toepassingenSales en offertes
Aanvragen die vanzelf opgevolgd worden, offertes die niet meer met kopiëren-plakken beginnen.
Bekijk toepassingenMarketing en content
Advertenties, productteksten en berichten die niet elke keer vanaf nul beginnen.
Bekijk toepassingenAdministratie en facturen
Bonnetjes, inkoopfacturen en herinneringen die zichzelf verwerken. Jij ziet alleen wat afwijkt.
Bekijk toepassingenPlanning en uitvoering
Werkbonnen, planning en rapportages die uit het werk zelf komen in plaats van uit een avond typen.
Bekijk toepassingenInkoop en voorraad
Orderbevestigingen, prijslijsten en voorraad die niet meer met de hand vergeleken worden.
Bekijk toepassingenPersoneel en HR
Vacatures, inwerken en de vragen die medewerkers steeds stellen, zonder HR-afdeling.
Bekijk toepassingenContracten, privacy en regels
Contracten die gelezen worden, termijnen die niet verlopen en papierwerk dat klopt.
Bekijk toepassingenKennis en documenten
Alles wat je ooit hebt opgeschreven doorzoekbaar maken, en vergaderingen die zichzelf notuleren.
Bekijk toepassingenKoppelingen en software op maat
Koppelingen die ontbreken, oude software die niemand meer snapt, meldingen die niemand meer leest.
Bekijk toepassingen
Welke van deze taken kost jou de meeste tijd?
Dertig minuten videobellen, vrijblijvend. Je hoort eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.