Spring naar inhoud
SA Factory
Transport en logistiek

Een transportbedrijf waar opdrachten, papieren en klantberichten niet meer met de hand gaan

Wat kun je automatiseren in transport en logistiek? Het werk rond de rit: transportopdrachten uit mail en portalen overnemen, ritten indelen, vrachtbrieven en pakbonnen verwerken, klanten laten weten wanneer de lading komt en factureren wat er gereden is. Planner en chauffeur houden hun handen vrij voor het werk zelf.

Plan een gesprekBekijk de toepassingen

Herken je dit?

  • Opdrachten komen binnen per mail, telefoon en portaal, elk in een ander formaat
  • Vrachtbrieven en pakbonnen worden na de rit overgetypt
  • Klanten bellen om te vragen waar hun lading blijft

Eerste automatisering: €995, live binnen twee weken. Bekijk alle prijzen

Toepassingen

Wat er concreet te automatiseren valt

Dit zijn voorbeelden, geen volledige lijst: staat jouw taak er niet bij, dan kan hij nog steeds weg. Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen vooraf een eigen vaste prijs.

Rekenvoorbeeld

Transportopdrachten overtypen in de planning

Nu
4 minuten per opdracht, 40 opdrachten per week
Straks
Opdrachten staan vanzelf in de planning, alleen onduidelijke komen bij jou

Verschil

Ruim 110 uur per jaar, en geen tikfouten meer in een losadres

  • Transportopdrachten uit de mail overnemen

    Middel

    Een opdracht per mail, als PDF of uit een klantportaal wordt gelezen en als order in je planning gezet: laad- en losadres, tijden, gewicht, bijzonderheden. Wat onduidelijk is, komt bij jou.

  • Ritvoorstel op rijtijd en capaciteit

    Groot

    Orders ingedeeld op route, laadtijd, capaciteit van de wagen en de rij- en rusttijden van je chauffeurs. De planner schuift alleen nog met de uitzonderingen.

  • Vrachtbrieven en pakbonnen uitlezen

    Middel

    Een foto van de getekende vrachtbrief of pakbon wordt uitgelezen en bij de rit gezet, met een seintje als er een opmerking of afwijking op staat. Geen stapel papier meer op vrijdagmiddag.

  • Klant vanzelf op de hoogte

    Instap

    Een bericht bij vertrek, bij vertraging en bij aflevering, met de verwachte tijd. De vraag 'waar blijft mijn lading' wordt niet meer gesteld, want het antwoord is er al.

  • Factuur uit wat er gereden is

    Middel

    Uit de afgeronde ritten en de vrachtbrieven rolt de factuur, inclusief wachttijd en toeslagen volgens jouw tarieven. Geen rit meer die vergeten wordt te factureren.

  • Schade en afwijkingen vastleggen

    Instap

    De chauffeur maakt foto's en spreekt kort in wat er aan de hand is. Daar komt een melding van met tijd, plaats en foto's, klaar voor de klant of de verzekeraar.

  • Vragen van chauffeurs beantwoorden

    Middel

    Waar moet ik laden, wat is de toegangscode, waar mag ik parkeren? Antwoord uit je eigen instructies, op de telefoon van de chauffeur, zonder dat de planner hoeft op te nemen.

Zo werkt elke automatisering

Komt binnen

  • Mail
  • WhatsApp
  • Formulier
  • Foto's
  • Bonnetje
  • Spraakbericht

De automatisering

Leest, controleert, handelt af

Met jouw eigen gegevens als bron

Gedaan

  • Antwoord verstuurd
  • Afspraak ingepland
  • Geboekt in de administratie
  • Advertentie online

Naar jou

  • Ontbrekend gegeven
  • Onbekende vraag
  • Bedrag buiten de marge

Dezelfde opzet voor een werkbon, een offerte, een bonnetje of een advertentie. Alleen wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf.

Begin bij wat er binnenkomt

Bij veel transportbedrijven begint de dag met overtypen: opdrachten uit de mail, uit een portaal, van een telefoontje. Dat is het werk met de meeste tikfouten en het minste plezier, en het is goed af te bakenen. Staan de opdrachten eenmaal vanzelf goed in je planning, dan zijn de volgende stappen (ritvoorstel, berichten, factuur) veel makkelijker.

  • Leest mail, PDF en Excel, ook als elke klant een eigen formaat heeft
  • Werkt met het planningspakket dat je al gebruikt
  • Wat onduidelijk is, wordt niet gegokt maar bij jou gelegd

Plannen blijft een vak

Een ritvoorstel houdt rekening met wat in de gegevens staat: adressen, tijden, capaciteit, rij- en rusttijden. Wat er niet in staat, zoals de klant die je altijd als eerste bedient of de chauffeur die een route goed kent, leert het systeem van jou. Daarom is het ritvoorstel meestal de tweede stap, niet de eerste.

Zo begint het

  1. 1.Je noemt de taak die je de meeste tijd kost.
  2. 2.Daar komt één automatisering voor, vaste prijs, live binnen twee weken.
  3. 3.Het loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.
Plan een gesprek

Meer lezen

Veelgestelde vragen

Wat ondernemers in deze branche vaak vragen

Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.

Verder kijken

Bekijk het per afdeling

Welke van deze taken kost jou de meeste tijd?

Dertig minuten videobellen, vrijblijvend. Je hoort eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.

Plan een gesprek