Orderbevestigingen en pakbonnen vergelijken: alleen nog kijken naar wat afwijkt

Het document komt binnen, de verschillen komen eruit

De orderbevestiging of pakbon komt binnen, per mail of als PDF. De regels worden gelezen en naast je eigen bestelling gelegd: aantallen, prijzen, levertijden, artikelnummers. Komt alles overeen, dan gaat het door en zie jij er niets van. Wijkt er iets af, dan krijg je één seintje met precies dat verschil: 'regel 4, besteld 20, bevestigd 12'. Dat is alles wat je hoeft te zien.

• Werkt met elk formaat: een PDF, een Excel, een mailtje in lopende tekst
• Alleen de afwijkingen komen bij jou, de rest gaat door
• Twee controles die elkaar opvangen: bij de bevestiging en bij de factuur

Prijslijsten: zien wat er veranderd is

Nieuwe prijslijst binnen? Automatisch naast de vorige, met de wijzigingen eruit gelicht. Je ziet in één oogopslag welke inkoopprijzen omhoog gingen, met hoeveel, en wat dat met je marge doet op de artikelen die je het meest verkoopt. Dat is informatie die je nu meestal pas ontdekt bij de jaarrekening, of nooit.

Waarom dit juist werkt bij veel verschillende leveranciers

De klassieke koppeling eiste een vast formaat per leverancier, en dat had je nooit. Daarom was dit vroeger alleen weggelegd voor grote bedrijven. Nu kan een systeem een document lezen dat het nog nooit gezien heeft, en er dezelfde gegevens uit halen. Juist bedrijven met tientallen leveranciers die allemaal een ander formaat sturen, hebben hier het meeste aan.

Het rekensommetje

Vijf minuten per order naast de bestelling leggen, dertig orders per week, is ongeveer 110 uur per jaar. Daar komt bij wat je nu mist: de dubbele levering, de prijsverhoging die niemand zag, het aantal dat niet klopte en pas bij de klant opviel. Eén gemiste afwijking per maand is al snel meer waard dan de hele automatisering.

Voorspellen komt later

Voorraad voorspellen klinkt aantrekkelijk, en dat kan ook. Maar het werkt alleen als je verkoop- en voorraadgegevens kloppen. Daarom begin ik met verwerken en vergelijken, en komt het voorspellen pas als de basisgegevens op orde zijn. Anders bouw je een mooi model op een wankele bodem.

Veelgestelde vragen