Spring naar inhoud
SA Factory
Groothandel

Een groothandel waar orders niet meer worden overgetypt en alleen afwijkingen opvallen

Wat kun je automatiseren in een groothandel? Het werk tussen klant en leverancier: orders uit mail en PDF in je systeem zetten, orderbevestigingen en pakbonnen naast de bestelling leggen, prijslijsten bijwerken, voorraad bijbestellen en klanten antwoorden over levertijd. Werk waar je scherp voor moet zijn, en juist daarom goed uit handen te geven.

Plan een gesprekBekijk de toepassingen

Herken je dit?

  • Klanten bestellen per mail, telefoon, WhatsApp en PDF, en iemand typt het over
  • Nieuwe prijslijsten van leveranciers worden met de hand verwerkt
  • Een afwijking in een levering zie je pas bij de factuur

Eerste automatisering: €995, live binnen twee weken. Bekijk alle prijzen

Toepassingen

Wat er concreet te automatiseren valt

Dit zijn voorbeelden, geen volledige lijst: staat jouw taak er niet bij, dan kan hij nog steeds weg. Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen vooraf een eigen vaste prijs.

Rekenvoorbeeld

Orders van klanten uit mail en PDF overtypen

Nu
5 minuten per order, 50 orders per week
Straks
Orders staan vanzelf in je systeem, alleen afwijkingen komen bij jou

Verschil

Ruim 170 uur per jaar, en minder fouten in leveringen

  • Orders uit de mail in je systeem

    Middel

    Een bestelling per mail, PDF of zelfs een foto van een handgeschreven lijstje wordt gelezen, gekoppeld aan je artikelnummers en als order ingeboekt. Een onbekend artikel of een vreemd aantal komt bij jou.

  • Orderbevestigingen van leveranciers vergelijken

    Middel

    De bevestiging van je leverancier wordt naast je bestelling gelegd. Klopt alles, dan gaat het door. Een ander aantal, een andere prijs of een latere levertijd komt bij jou.

  • Prijslijsten bijwerken

    Middel

    Een nieuwe prijslijst van een leverancier wordt ingelezen, naast de vorige gelegd en verwerkt in je inkoopprijzen. Je ziet meteen welke producten duurder werden en wat dat met je marge doet.

  • Voorraad bijbestellen op verbruik

    Groot

    Verkoop, seizoen en levertijd samen in een besteladvies per leverancier. Minder vaak nee verkopen, minder geld in de stellingen.

  • Klantvragen over levertijd en voorraad

    Instap

    Is dit op voorraad, wanneer wordt het geleverd, wat heb ik de vorige keer besteld? Het antwoord komt uit je eigen systeem, meteen, ook buiten kantoortijd.

  • Productgegevens op orde

    Middel

    Omschrijvingen, kenmerken en vertalingen aangevuld en gelijkgetrokken uit de gegevens van je leveranciers. Handig voor je webshop en voor klanten die je assortiment in hun eigen systeem inlezen.

  • Inkoopfacturen controleren

    Middel

    De factuur naast de bestelling en de pakbon. Een prijs die niet klopt of een levering die niet compleet was, valt op voordat je betaalt.

Zo werkt elke automatisering

Komt binnen

  • Mail
  • WhatsApp
  • Formulier
  • Foto's
  • Bonnetje
  • Spraakbericht

De automatisering

Leest, controleert, handelt af

Met jouw eigen gegevens als bron

Gedaan

  • Antwoord verstuurd
  • Afspraak ingepland
  • Geboekt in de administratie
  • Advertentie online

Naar jou

  • Ontbrekend gegeven
  • Onbekende vraag
  • Bedrag buiten de marge

Dezelfde opzet voor een werkbon, een offerte, een bonnetje of een advertentie. Alleen wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf.

Begin bij de orderinvoer

In veel groothandels typt iemand dagelijks orders over die al digitaal binnenkomen, alleen in het verkeerde formaat. Dat is het werk met de meeste fouten en het minste plezier. Een AI-stap leest de bestelling zoals een medewerker dat doet, ook als elke klant het anders aanlevert, en koppelt de regels aan jouw artikelnummers. Alles wat klopt, gaat door.

  • Leest mail, PDF, Excel en foto's, in elk formaat
  • Koppelt aan je eigen artikelnummers, ook als de klant een eigen code gebruikt
  • Werkt met het voorraad- of ordersysteem dat je al hebt

Twee controles die elkaar opvangen

Een afwijking in een levering kun je op twee momenten zien: als de orderbevestiging binnenkomt en als de factuur komt. Wie beide controleert, mist bijna niets. Het vergelijken gebeurt op beide momenten vanzelf en alleen het verschil komt bij jou. Van de vijftig orders zie je alleen de ene die niet klopt.

Zo begint het

  1. 1.Je noemt de taak die je de meeste tijd kost.
  2. 2.Daar komt één automatisering voor, vaste prijs, live binnen twee weken.
  3. 3.Het loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.
Plan een gesprek

Meer lezen

Veelgestelde vragen

Wat ondernemers in deze branche vaak vragen

Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.

Verder kijken

Bekijk het per afdeling

Welke van deze taken kost jou de meeste tijd?

Dertig minuten videobellen, vrijblijvend. Je hoort eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.

Plan een gesprek