Horeca: minder tijd aan de telefoon, de bestellijst en het rooster
Wat kun je automatiseren in de horeca? Het werk naast de zaak: reserveringen bevestigen en vragen beantwoorden, bestellen bij leveranciers, inkoopfacturen controleren en het rooster rondkrijgen. Dat gebeurt nu tussen de diensten door of na sluitingstijd. Het meeste daarvan kan vanzelf.
Herken je dit?
- De telefoon gaat midden in de drukte voor een reservering of een vraag over allergenen
- Bestellen bij je leveranciers gaat op gevoel en kost steeds weer tijd
- Het rooster is elke keer een puzzel met beschikbaarheid en ruilverzoeken
Eerste automatisering: €995, live binnen twee weken. Bekijk alle prijzen
Wat er concreet te automatiseren valt
Dit zijn voorbeelden, geen volledige lijst: staat jouw taak er niet bij, dan kan hij nog steeds weg. Het label geeft de omvang aan. ‘Instap’ past doorgaans binnen de vaste prijs van €995, ‘Middel’ en ‘Groot’ krijgen vooraf een eigen vaste prijs.
Telefoontjes en berichten over reserveringen en vragen
- Nu
- 2 minuten per keer, 20 keer per dag
- Straks
- Het meeste loopt vanzelf, groepen en bijzondere verzoeken komen bij jou
Verschil
Samen achttien werkdagen per jaar, waarvan je het grootste deel terugkrijgt
Reserveringen en vragen afvangen
InstapVragen over openingstijden, groepen, allergenen of parkeren worden meteen beantwoord via je site, mail of WhatsApp, uit je eigen informatie. Een reservering komt rechtstreeks in je reserveringssysteem; een groepsaanvraag of bijzonder verzoek komt bij jou.
Gemiste oproepen opvangen
InstapNeem je tijdens de service niet op, dan krijgt de beller meteen een bericht met een link om te reserveren of een vraag te stellen. Geen gast die naar de buren belt omdat jij in de keuken stond.
Bestellen bij leveranciers
MiddelOp basis van je voorraad, je reserveringen en wat je normaal verkoopt, gaat er per leverancier een bestelling uit. Alleen wat afwijkt van wat je gewend bent, komt eerst bij jou.
Inkoopfacturen controleren
MiddelFacturen van leveranciers worden uitgelezen en naast je bestelling en de pakbon gelegd. Een prijsverhoging of een ontbrekende levering valt meteen op, in plaats van pas bij de kwartaalcijfers.
Roostervoorstel op drukte en beschikbaarheid
GrootBeschikbaarheid van je mensen, verwachte drukte uit je reserveringen, je eigen regels en de wettelijke rusttijden samen in een voorstel. Ruilverzoeken worden onderling afgehandeld; jij ziet alleen wat niet past.
Menukaart en allergenen op één plek
MiddelEen wijziging in een gerecht werkt door naar de kaart op je site, de allergenenkaart en de bezorgplatforms. Eén keer aanpassen, overal goed.
Reviews beantwoorden
InstapOp elke review op Google of een reserveringsplatform gaat een antwoord in jouw toon terug. Een klacht komt direct bij jou, zodat je hem zelf kunt oppakken.
Komt binnen
- Formulier
- Foto's
- Bonnetje
- Spraakbericht
De automatisering
Leest, controleert, handelt af
Met jouw eigen gegevens als bron
Gedaan
- Antwoord verstuurd
- Afspraak ingepland
- Geboekt in de administratie
- Advertentie online
Naar jou
- Ontbrekend gegeven
- Onbekende vraag
- Bedrag buiten de marge
Dezelfde opzet voor een werkbon, een offerte, een bonnetje of een advertentie. Alleen wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf.
Begin bij wat je tijdens de service stoort
Een telefoon die gaat terwijl je achter de pass staat, kost meer dan die twee minuten: je bent uit je ritme en de gast aan tafel wacht. Juist die onderbrekingen zijn het makkelijkst weg te halen, want het zijn steeds dezelfde vragen. Daarna komen de klussen na sluitingstijd: bestellen, facturen, rooster.
- Antwoorden komen uit je eigen informatie, ook over allergenen
- Een reservering gaat rechtstreeks in je reserveringssysteem
- Groepen, klachten en bijzondere verzoeken komen bij jou
Werkt met wat je al gebruikt
De meeste zaken hebben al een reserveringssysteem, een kassasysteem en een paar vaste leveranciers met een eigen bestelportaal. Daar komt niets bij dat je moet leren. De automatisering haalt de gegevens uit wat je hebt en zet ze waar ze horen. Heeft een systeem geen koppelmogelijkheid, dan vult ze het scherm zelf in.
Zo begint het
- 1.Je noemt de taak die je de meeste tijd kost.
- 2.Daar komt één automatisering voor, vaste prijs, live binnen twee weken.
- 3.Het loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.
Wat ondernemers in deze branche vaak vragen
Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk de complete FAQ of stel ‘m tijdens het kennismakingsgesprek.
Bekijk het per afdeling
Klantcontact en support
Dezelfde vragen die steeds weer binnenkomen automatisch beantwoorden, en de rest gesorteerd op je bord krijgen.
Bekijk toepassingenSales en offertes
Aanvragen die vanzelf opgevolgd worden, offertes die niet meer met kopiëren-plakken beginnen.
Bekijk toepassingenMarketing en content
Advertenties, productteksten en berichten die niet elke keer vanaf nul beginnen.
Bekijk toepassingenAdministratie en facturen
Bonnetjes, inkoopfacturen en herinneringen die zichzelf verwerken. Jij ziet alleen wat afwijkt.
Bekijk toepassingenPlanning en uitvoering
Werkbonnen, planning en rapportages die uit het werk zelf komen in plaats van uit een avond typen.
Bekijk toepassingenInkoop en voorraad
Orderbevestigingen, prijslijsten en voorraad die niet meer met de hand vergeleken worden.
Bekijk toepassingenPersoneel en HR
Vacatures, inwerken en de vragen die medewerkers steeds stellen, zonder HR-afdeling.
Bekijk toepassingenContracten, privacy en regels
Contracten die gelezen worden, termijnen die niet verlopen en papierwerk dat klopt.
Bekijk toepassingenKennis en documenten
Alles wat je ooit hebt opgeschreven doorzoekbaar maken, en vergaderingen die zichzelf notuleren.
Bekijk toepassingenKoppelingen en software op maat
Koppelingen die ontbreken, oude software die niemand meer snapt, meldingen die niemand meer leest.
Bekijk toepassingen
Welke van deze taken kost jou de meeste tijd?
Dertig minuten videobellen, vrijblijvend. Je hoort eerlijk of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en wat het je scheelt.