Werkbonnen uit een spraakbericht: dertig seconden inspreken, de rest gaat vanzelf

Wat er precies gebeurt

De monteur stuurt een spraakbericht, via WhatsApp of een knop in een app: wat er kapot was, wat hij gedaan heeft, welk materiaal erin ging, hoe lang het duurde. Het bericht wordt uitgeschreven en omgezet in de vaste indeling van jouw werkbon. De klantgegevens en het adres komen uit de planning, dus die hoeft hij niet te noemen. Ontbreekt er iets belangrijks, bijvoorbeeld het aantal uren, dan krijgt hij meteen één vraag terug.

• Werkt op de telefoon die er al is, geen nieuwe apparaten
• De klant en het adres komen uit de planning, niet uit het bericht
• Materiaal wordt herkend uit je eigen artikellijst, met jouw prijzen
• Een complete bon gaat direct naar de klant en naar de facturatie

Waarom spraak hier zo goed werkt

Iemand die net van een dak komt, gaat geen formulier invullen. Inspreken doet hij wel, want dat kost tien seconden nadenken en hij hoeft er niet voor te gaan zitten. Dat is het verschil tussen een systeem dat gebruikt wordt en een systeem dat na drie weken in een la ligt. De regel die ik aanhoud: kost de nieuwe manier meer dan één handeling, dan is het ontwerp fout.

Het meerwerk dat je nu misloopt

Dit is waar de meeste winst zit, en het staat zelden op het lijstje. Uit het spraakbericht komt vanzelf naar boven wat er buiten de opdracht is gedaan: dat extra kraantje, die tweede ophanging, dat uurtje zoeken naar de oorzaak. Nu wordt dat vaak vergeten of 'erbij gedaan'. Straks staat het op de bon, met een vinkje: factureren of niet. Bij veel bedrijven is niet-gefactureerd meerwerk het grootste stille lek.

Het rekensommetje

Acht minuten uittypen per klus, zes klussen per dag, is bijna een uur per dag per monteur. Dertig seconden inspreken in plaats daarvan scheelt ruim 150 uur per monteur per jaar. En dat is alleen de tijd. Tel daar het meerwerk bij op dat nu niet op de factuur komt, en de klussen waar nooit een bon van is gemaakt, en het sommetje is meestal binnen een paar weken rond.

Wat er bij jou komt

80 tot 90 procent van de bonnen gaat zonder tussenkomst door naar de klant en de administratie. Wat afwijkt komt bij jou: een bericht waar geen uren in staan, materiaal dat niet in je lijst voorkomt, een klus die niet in de planning stond. Dat zijn precies de bonnen waar je toch even naar wilt kijken. Vaktermen en merknamen uit jouw vak leer ik het systeem apart aan; dat maakt in de praktijk het verschil tussen een bon die klopt en een bon die je moet corrigeren.

Veelgestelde vragen