Wat levert automatiseren echt op? Zo reken je het uit voordat je iets uitgeeft

De basissom

Frequentie maal duur maal je uurtarief. Meer is het niet. Een handeling van vijf minuten, dertig keer per week, is 2,5 uur per week en ongeveer 130 uur per jaar. Bij een intern uurtarief van 45 euro is dat bijna 6.000 euro per jaar aan tijd. Gaat die handeling naar één minuut, dan houd je ongeveer 4.700 euro over. Een automatisering van 995 euro is dan binnen twee maanden terugverdiend.

• Frequentie: hoe vaak per week, eerlijk geteld en niet geschat
• Duur: klok het een week, je zit er meestal naast
• Uurtarief: wat het je echt kost, inclusief werkgeverslasten

De drie posten die iedereen vergeet

De basissom is de ondergrens. Wat er meestal niet in staat, is vaak groter dan de tijdwinst zelf.

• Wachttijd. Niet hoe lang de handeling duurt, maar hoe lang er iets ligt te wachten. Een offerte die drie dagen blijft liggen kost geen tijd, maar wel omzet.
• Fouten. Wat kost het als een gegeven verkeerd wordt overgetypt, een bonnetje kwijtraakt of meerwerk niet wordt gefactureerd? Bij veel bedrijven is dat de grootste post.
• Afhankelijkheid. Als één persoon de enige is die het kan, betaal je dat bij vakantie, ziekte en vertrek.

Reken ook de kosten eerlijk door

Aan de andere kant staan niet alleen de bouwkosten. Er zijn maandelijkse kosten voor de gebruikte diensten, meestal bescheiden bij kleine volumes. Er is tijd van jou en je team tijdens de bouw, meestal een paar uur. En er is onderhoud: systemen veranderen, een leverancier past iets aan. Reken op een klein bedrag per maand of een paar uur per jaar, afhankelijk van hoe kritisch het is.

Een voorbeeld, doorgerekend

Neem een taak van een kwartier die tien keer per week terugkomt, zoals een advertentie of productpagina online zetten. Dat is tweeënhalf uur per week, ruim 120 uur per jaar. Gaat die taak naar een minuut voorwerk plus een korte controle, dan houd je daar het grootste deel van over. En vaak is de grootste winst niet eens de tijd: het werk hoeft niet meer bij één persoon te liggen, want de kennis zit in het systeem in plaats van in een hoofd. Uitgewerkte voorbeelden met echte cijfers vind je bij de cases op deze site.

Wanneer het níét uit kan

Eerlijk is eerlijk: er zijn taken waarbij het niet loont. Handelingen die je vijf keer per jaar doet. Taken die elke keer anders zijn en waarbij het denkwerk het echte werk is. Processen waarbij een fout duur is en de controle net zo lang duurt als het werk zelf. Als ik dat zie, zeg ik het, want een automatisering die niet uit kan is voor ons allebei slecht nieuws.

Meet vooraf, anders kun je het nooit aantonen

De belangrijkste stap kost je vijf minuten per dag: klok één week hoe vaak je de taak doet en hoe lang hij duurt. Zonder die nulmeting is elk resultaat achteraf een gevoel. Met die nulmeting heb je een cijfer waarmee je de volgende beslissing neemt, en dat is precies hoe je van één automatisering naar een werkwijze groeit.

Veelgestelde vragen