Offertes maken met AI: van de vorige kopiëren naar tien minuten werk

Waarom een sjabloon het probleem niet oplost

Een sjabloon geeft je een lege huls met de juiste opmaak. Het invullen doe jij nog steeds, en dat is precies waar de tijd in gaat: de omschrijving van het werk, de aannames, de voorwaarden, de posten die bij dit type klus horen. Een sjabloon lost het opmaakprobleem op, niet het denkwerk.

Wat wel werkt: je eigen offertes als bron

Het verschil zit in de bron. Als je alle offertes die je ooit hebt gemaakt als bibliotheek gebruikt, kan het systeem de juiste blokken kiezen bij wat deze klant vraagt: de teksten die je gebruikt bij dit type werk, de aannames die je altijd opneemt, de voorwaarden die erbij horen. Hoe meer je er hebt gemaakt, hoe beter het werkt. Je begint dan niet bij nul en niet bij een sjabloon, maar bij tachtig procent.

• Bron zijn jouw eigen eerdere offertes, niet algemene voorbeeldteksten
• De juiste blokken bij het type klus, inclusief de kleine lettertjes die je altijd vergeet
• Jouw toon, want die staat in je eerdere offertes

De prijzen komen nooit uit een taalmodel

Dit is het punt waar ik het strengst in ben. De tekst mag het systeem samenstellen, het bedrag niet. Prijzen komen uit jouw prijslijst, je calculatie of je urennorm. Ontbreekt er een gegeven, dan blijft het veld leeg en zie jij dat er iets ingevuld moet worden. Een systeem dat een aannemelijk bedrag verzint, is een systeem dat je één keer gebruikt en daarna nooit meer vertrouwt.

Waar de tijd echt heen gaat: de opvolging

Sneller offreren is de helft. De andere helft is dat een verstuurde offerte niet blijft hangen. Bij de meeste kleine bedrijven wordt er één keer nagebeld, of helemaal niet. Een automatische, nette reeks berichten die stopt zodra de klant reageert, is klein te bouwen en levert vaak meer op dan de tijdwinst bij het opstellen. Het ergste dat kan gebeuren is een vriendelijke herinnering die een dag te vroeg komt.

Het rekensommetje

Neem 25 minuten per offerte, acht offertes per week. Gaat dat naar vijf minuten nakijken en versturen, dan houd je ruim 130 uur per jaar over. En dat is alleen de tijd. De offertes die je nu drie dagen later verstuurt en daardoor misloopt, staan niet eens in die som.

Wat je nodig hebt om te beginnen

Minder dan je denkt. Een map met je laatste twintig tot vijftig offertes is genoeg om mee te starten. Een CRM is niet nodig, een offertepakket ook niet. Als je die al hebt, sluit ik erop aan; als je ze niet hebt, ga ik ze niet aanraden om een probleem op te lossen dat je niet hebt.

Veelgestelde vragen