Waar begin je met AI in je bedrijf? De vier niveaus, en waarom niveau 3 het meeste oplevert

Niveau 1: je gebruikt AI zelf

Je vraagt een chatbot om een mail te schrijven, een lang document samen te vatten of een lijst op te schonen. Dit is waar iedereen begint, en terecht: het is gratis te proberen en er kan niets kapot. Een kenniswerker wint er in de praktijk een paar uur per week mee. Het nadeel is dat de winst persoonlijk is en verdwijnt zodra iemand het vergeet te gebruiken. Er verandert niets aan hoe je bedrijf werkt.

Niveau 2: AI bovenop je eigen informatie

Hier wordt het interessanter. Je zet AI op jouw eigen spullen: offertes, handleidingen, contracten, mailwisselingen, notulen. Je stelt een vraag in gewone taal en krijgt antwoord uit je eigen documenten, met de bron erbij. Zoeken naar informatie die je zelf ooit hebt vastgelegd, is een van de grootste stille tijdvreters in elk bedrijf. Let wel op wie wat mag zien: rechten moeten meereizen, anders bouw je per ongeluk een systeem dat de salarisadministratie prijsgeeft.

Niveau 3: een vaste handeling wordt weggebouwd

Dit is waar het geld zit. Niet AI die jou helpt bij een taak, maar AI die de taak grotendeels dóét. Een aanvraag wordt een offerte. Een bonnetje wordt een boeking. Een spraakbericht wordt een werkbon. Een setje foto's wordt een advertentie. Jij bevestigt alleen nog. Het verschil met niveau 1 is dat de winst niet meer afhangt van of iemand eraan denkt: hij zit in het proces.

• De handeling gebeurt hetzelfde, elke keer, ook als jij ziek bent
• De kennis zit in het systeem in plaats van in één hoofd
• Je kunt meten wat het scheelt, want je weet hoe lang het eerst duurde

Niveau 4: meerdere stappen achter elkaar

AI die zelfstandig een reeks stappen doorloopt over meerdere systemen. Technisch kan er veel, maar het risico loopt hier hard op: als stap drie de fout in gaat, merk je dat pas bij stap zeven. Voor kleine bedrijven is dit zelden het startpunt. Het is de plek waar je uitkomt nadat de losse stappen bewezen hebben dat ze kloppen.

Twee vuistregels om te kiezen waar je begint

Als je eenmaal weet dat je op niveau 3 wilt zitten, blijft de vraag: welke taak eerst? Daar gebruik ik twee regels voor, en die werken in elk bedrijf.

• Wachten is duurder dan doen. Zoek de plek waar iets ligt te wachten op een mens: een aanvraag die tot 's avonds blijft liggen, een offerte die op akkoord wacht, een bonnetje dat pas in het weekend wordt ingeboekt.
• Vaak en simpel gaat voor zeldzaam en ingewikkeld. Eén klusje dat je vijfhonderd keer per jaar doet verslaat tien klusjes die je vijf keer per jaar doet.

Reken het één keer om naar dagen

Het gesprek verandert op het moment dat je een handeling omrekent naar een jaar. Twee minuten, twintig keer per week, is achttien werkdagen per jaar. Een kwartier per advertentie bij tien advertenties per week is ruim 120 uur. Dat is het cijfer waar je een beslissing op neemt, niet 'het voelt alsof het veel tijd kost'.

Meet vóórdat je bouwt

Klok één week lang hoe vaak je de taak doet en hoe lang hij duurt. Dat kost je vijf minuten per dag en het is het verschil tussen 'het werkt wel geloof ik' en 'we zijn van vijftien naar één minuut gegaan'. Zonder nulmeting kun je achteraf niet aantonen dat de investering iets heeft opgeleverd, ook niet aan jezelf.

Wat er in de praktijk misgaat

Niet de techniek. Bijna altijd het proces eromheen. Er is geen eigenaar, niemand is verantwoordelijk voor de uitzonderingen, of de nieuwe manier van werken kost méér handelingen dan de oude. Dan zakt het gebruik binnen zes weken terug. De test die ik aanhoud is simpel: als de nieuwe manier meer dan één handeling kost, is het ontwerp fout, niet de gebruiker.

Veelgestelde vragen