Waarom dezelfde automatisering werkt bij een timmerman, een webshop en een praktijk
De vraag die ik het vaakst krijg na het lezen van de cases: 'maar mijn bedrijf is heel anders'. Klopt. En toch is de automatisering bijna hetzelfde. Dit is waarom.
Door Dimitris Bellas, The Sales Automation Factory
Mijn cases komen uit de branches waar ik toevallig begon: een autohandel, een sloperij, een timmerman, een sportschool. Dus krijg ik regelmatig de vraag: leuk, maar ik heb een fysiopraktijk, een groothandel, een schildersbedrijf. Is dat niet heel anders?
Het bedrijf is anders. De taak niet. Een werkbon bij een installateur, een intakeverslag bij een praktijk en een opleverrapport bij een schilder zijn voor een automatisering hetzelfde ding: iets wordt ingesproken of gefotografeerd, en daar moet een net document van worden dat ergens naartoe moet.
Het patroon is overal hetzelfde
Elke automatisering die ik bouw, heeft dezelfde drie stappen. Er komt iets binnen: een mail, een foto, een formulier, een bonnetje, een spraakbericht. Dat wordt gelezen en gecontroleerd tegen jouw eigen gegevens. En het gaat ergens naartoe: een antwoord, een afspraak, een boeking, een advertentie. Wat erin gaat en eruit komt verschilt per bedrijf. De opzet ertussen niet.
- Installateur: spraakbericht erin, werkbon en factuurregel eruit
- Webshop: productfoto's en artikelcode erin, producttekst in drie talen eruit
- Praktijk: aanvraag erin, bevestiging met intakevragen en een afspraak eruit
- Groothandel: orderbevestiging erin, alleen de afwijking eruit
- Advocaat: contract erin, de termijnen en afwijkingen eruit
Waarom de afdeling er meer toe doet dan de branche
Daarom staan mijn voorbeelden niet per branche, maar per afdeling: klantcontact, verkoop, administratie, planning, inkoop, personeel. Elk bedrijf heeft die afdelingen, ook als het er maar één persoon is die ze allemaal doet. En het werk dat op die afdelingen terugkomt, lijkt in elke branche op elkaar. Een offerte die begint met de vorige kopiëren, is bij een hovenier hetzelfde probleem als bij een adviesbureau.
De vraag is nooit 'kan het in mijn branche'
De vraag is: welke taak komt elke week terug, gaat steeds ongeveer hetzelfde, en is een fout erin te herstellen? Drie keer ja betekent bijna altijd dat het kan. Dat geldt voor een tandartspraktijk net zo goed als voor een autohandel. Ik heb nog geen branche gezien waar dat lijstje leeg bleef.
Wat wél per branche verschilt
De vaktaal, de regels en de systemen. Een praktijk heeft strengere regels voor gegevens dan een webshop. Een installateur gebruikt een ander planningspakket dan een makelaar. En elke branche heeft eigen woorden die het systeem moet leren. Dat is precies het werk in de eerste twee weken: jouw woorden, jouw regels en jouw programma's. De techniek eronder is daarna dezelfde.
Hoe je het bij jou vindt
Houd een week lang bij welke klusjes je meer dan drie keer doet. Niet de grote dingen, de kleine: de bevestiging, het overtypen, het opzoeken, het nabellen. Zet er een tijd achter. De bovenste op die lijst is bijna altijd de taak om mee te beginnen, in welke branche je ook zit.
Kort samengevat
De cases op deze site zijn voorbeelden, geen menu. Ze laten zien hoe het werkt, niet voor wie het werkt. Of je nu auto's verkoopt, huizen schildert of mensen behandelt: als een taak elke week terugkomt en steeds ongeveer hetzelfde gaat, kan hij weg. Alleen de taak verschilt.
Veelgestelde vragen
Hier gaat het ook over
- Beginnen
Waar begin je met AI in je bedrijf? Bij één taak die elke week terugkomt
De meeste bedrijven beginnen met een AI-account voor iedereen, en daar blijft het bij. De winst zit ergens anders: bij een vaste handeling die uit je week verdwijnt. Zo kies je die taak.
Lees verder - Beginnen
Wat levert automatiseren echt op? Zo reken je het uit voordat je iets uitgeeft
Voor je iets uitgeeft aan automatisering wil je weten wat het oplevert. Het rekensommetje is simpeler dan je denkt, en de meeste mensen vergeten dezelfde drie posten.
Lees verder - Beginnen
Verzint AI dingen? Ja, tenzij je het zo bouwt dat het alleen invult wat het zeker weet
Een taalmodel kan iets opschrijven dat overtuigend klinkt en niet klopt. Dat is geen reden om het niet te gebruiken; het is een reden om het goed te bouwen. Zo doe ik dat.
Lees verder
Welke taak doe jij deze week weer?
Twintig minuten videobellen, vrijblijvend. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk antwoord op de vraag of het bij jou loont.