Spring naar inhoud
The Sales Automation Factory
Praktijk17 augustus 20266 min lezen

Een aanvraag komt binnen terwijl je op een klus zit: zo blijft er geen één liggen

De aanvraag van vanochtend zit nog in je mailbox, de klant belt inmiddels de volgende. Zo zorg je dat elke aanvraag binnen een minuut antwoord krijgt en een volgende stap heeft.

Door Dimitris Bellas, The Sales Automation Factory

Een aanvraag komt binnen om tien over negen. Jij staat op een steiger, in een werkplaats of bij een klant. Om zes uur zie je hem, om acht uur antwoord je, en de volgende ochtend blijkt dat de klant inmiddels iemand anders heeft gebeld. Niet omdat je te duur was, maar omdat je te laat was.

Dit is bij kleine bedrijven het meest directe lek dat er is, en het is ook het kleinste om te dichten. Niet met een verkoopafdeling, maar met een automatisering die elke aanvraag binnen een minuut beantwoordt en hem daarna niet meer loslaat.

Eerst: alles op één lijst

Aanvragen komen via vijf kanalen binnen: het formulier op je site, mail, WhatsApp, telefoon en een marktplaats of platform. Elke aanvraag komt automatisch op dezelfde lijst, met de gegevens er netjes uit gehaald: wie, wat, waar, wanneer. Een gemiste oproep staat er ook op, met het nummer. Niets staat meer alleen in je telefoon of in een mailbox die je 's avonds pas opent.

Dan: binnen een minuut een antwoord dat ergens over gaat

Niet 'bedankt voor uw bericht', maar een bevestiging die de vraag samenvat, zegt wanneer je kunt en alvast de eerste vraag stelt die jij toch zou stellen: welk adres, welke maten, is er een foto. Een klant die binnen een minuut een inhoudelijk antwoord krijgt, belt de volgende niet. In de praktijk gaat 80 tot 90 procent van de aanvragen zo zonder tussenkomst de eerste ronde door.

  • In jouw toon en vanaf jouw adres, niet van een tool
  • Met de informatie die je toch nodig hebt om een afspraak te maken
  • Direct een afspraak voorstellen op een moment dat je echt vrij bent

En dan: niet meer loslaten

Reageert de klant niet, dan gaat er na twee dagen vanzelf een vriendelijke herinnering uit. En na een week nog één. Reageert hij wel, dan stopt de reeks meteen en staat de aanvraag bij jou klaar met de volgende stap erbij: bellen, langsgaan of offerte maken. Een aanvraag die te lang stil ligt, krijgt een vlag. Zo heeft elke aanvraag een eigenaar en een volgende stap, en hoeft niemand meer zijn mailbox na te lopen.

Wat er bij jou komt

De uitzonderingen. Een aanvraag zonder adres. Een vraag die het systeem niet kent. Een klant die om iets vraagt dat je niet doet. Die komen bij jou, met het antwoord alvast klaar, zodat je in een minuut kunt reageren in plaats van in een kwartier. Het ergste dat kan gebeuren is een herinnering die een dag te vroeg komt, en dat is te overzien.

Het rekensommetje

Dit is het zeldzame geval waar de tijdwinst het kleinste deel van het verhaal is. Twee minuten per aanvraag, twintig per week, is achttien werkdagen per jaar. Maar de echte winst zit in de aanvragen die je nu misloopt omdat je te laat was. Bij een timmerman die één klus per maand extra binnenhaalt, is de automatisering in de eerste maand terugverdiend.

Kort samengevat

Je hoeft hiervoor geen klantensysteem te kopen en geen kantoor aan te nemen. Een gedeelde lijst, je mailbox en je agenda zijn genoeg om mee te beginnen. En het maakt niet uit of je timmerman, schilder, fysiotherapeut of webshop bent: een aanvraag die binnen een minuut antwoord krijgt, wint het van een aanvraag die 's avonds antwoord krijgt.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Hier gaat het ook over

Welke taak doe jij deze week weer?

Twintig minuten videobellen, vrijblijvend. Geen verkooppraatje, wel een eerlijk antwoord op de vraag of het bij jou loont.

Plan een gesprek
Plan een gesprek