Wat kost AI-automatisering voor een klein bedrijf? Prijzen in 2026, en waar de verschillen vandaan komen

Waar de prijs uit bestaat

Een automatisering heeft drie kostenposten. De bouw: iemand brengt je taak in kaart, bouwt de automatisering op jouw gegevens en test hem tot hij klopt. De AI-dienst: elke keer dat een document, foto of bericht gelezen wordt, kost dat een paar cent tot een paar dubbeltjes bij de leverancier van het model. En de plek waar het draait, als het niet binnen je eigen programma's past. Bij een kleine automatisering is de bouw het grootste deel, en zijn de maandelijkse kosten een fractie daarvan.

• Bouw: eenmalig, bij mij €995 voor één taak
• AI-dienst: meestal €10 tot €50 per maand, rechtstreeks aan de leverancier
• Draaien: vaak €0 (binnen je eigen programma's) tot een paar tientjes per maand

Waarom de ene offerte €800 is en de andere €8.000

Vier dingen bepalen het verschil. Hoe scherp de taak is afgebakend: 'offertes automatiseren' kan alles betekenen, 'standaardoffertes opstellen uit je eigen offertes, met prijzen uit jouw lijst' is te bouwen in twee weken. Of je bestaande programma's een koppelmogelijkheid hebben: zonder koppeling moet er een omweg gebouwd worden. Hoeveel uitzonderingen er zijn: een taak die in 80 procent van de gevallen hetzelfde gaat is goedkoop, een taak die elke keer anders is niet. En wie het bouwt: een bureau met een accountmanager, een projectleider en een bouwer rekent drie keer de uren van één persoon die alles zelf doet.

De maandelijkse kosten die niemand in de offerte zet

Vraag altijd naar drie dingen. Wat kost de AI-dienst per maand bij mijn aantallen, en betaal ik die zelf of via jou? Wat kost het als een programma waar je op aansluit iets verandert en de koppeling stuk gaat? En wat kost het om er later iets aan te wijzigen? Bij een eerlijke opzet betaal je de AI-dienst rechtstreeks (dan zie je zelf wat het is), zit twee weken nazorg in de prijs, en is onderhoud optioneel en opzegbaar. Een automatisering die alleen werkt zolang je een abonnement bij de bouwer hebt, is geen automatisering maar een huurcontract.

• AI-dienst rechtstreeks betalen, niet via een opslag
• Nazorg na oplevering inbegrepen, zodat de eerste uitzonderingen eruit zijn
• Onderhoud optioneel en maandelijks opzegbaar, de code is van jou

Vaste prijs of uurtarief?

Bij een uurtarief van €85 tot €150 weet je vooraf niet wat je betaalt, en de bouwer heeft er geen belang bij om scherp af te bakenen. Een vaste prijs dwingt tot afbakenen: wat moet het precies doen, en wat niet. Dat is voor jou prettiger en voor de bouwer eerlijker, mits de afbakening op papier staat. Verandert er onderweg iets aan wat het moet doen, dan hoort daar een nieuwe vaste prijs bij, geen nacalculatie.

Zo vergelijk je drie aanbiedingen

Leg ze naast elkaar op vijf punten: wat doet het precies (in één zin), wat gebeurt er met uitzonderingen, wat zijn de maandelijkse kosten, van wie is de code en de accounts na oplevering, en wat gebeurt er als het niet werkt zoals afgesproken. Op dat laatste punt vallen de meeste aanbiedingen door de mand. Bij mij is het antwoord: dan betaal je niet.

Het rekensommetje erbij

Een prijs zegt niets zonder wat ertegenover staat. Een handeling van vijf minuten die dertig keer per week terugkomt, kost bij een intern uurtarief van €45 bijna €6.000 per jaar. Een automatisering van €995 plus €30 per maand is dan in twee maanden terugverdiend. Komt er bij jouw taak geen getal uit dat binnen een jaar terugverdient, dan zou ik hem niet laten bouwen, ook niet bij mij.

Veelgestelde vragen