Faber Trading: van toewijzing tot BPM-teruggaaf in één keten
Een schadeautohandel die draait op vier eigen tools die samen één keten vormen: inkopen, papieren en ophalen, verkopen, en de BPM-teruggaaf bij export. Wat de ene tool weet, hoeft in de volgende niet meer overgetypt te worden.
“Dimitris heeft alle processen in mijn bedrijf in kaart gebracht en alle repeterende handelingen volledig of grotendeels geautomatiseerd. Wij besparen gemiddeld 12 uur per week met de tool van The Sales Automation Factory.”
Thom FaberDirecteur, Faber TradingHet probleem
Faber Trading koopt schadeauto's in via de portalen van verzekeraars en schade-experts. Elke auto is een dossier met een reeks kleine stappen: de toewijzing lezen, de reparateur mailen, papieren en vrijwaring binnenhalen, het ophalen plannen, betalen, inboeken, en bij export de BPM terugvragen binnen vaste termijnen. Die stappen liepen via mailboxen, portalen en een Excel-lijst. Wat er per auto nog moest, zat vooral in hoofden.
Wat ik bouwde
Vier tools die op elkaar aansluiten. De inkooptool zet de daglijsten uit drie portalen drie keer per dag in één overzicht, aangevuld met RDW-gegevens en waarschuwingen bij bijvoorbeeld een teruggedraaide kilometerstand. Het bieden zelf blijft mensenwerk. Is een auto gekocht, dan leest het dossierbord de toewijzingsmail uit, zet de mail aan de reparateur klaar en haalt uit de antwoorden documentnummer, meldcode en kilometerstand, met AI als tweede lezer die nooit alleen beslist. De eigenaar van de auto ziet op fabertrading.nl met zijn kenteken en postcode zelf hoe het met zijn dossier staat, in zeven talen. Gaat de auto naar het buitenland, dan bewaakt de BPM-tool de termijnen, leest buitenlandse kentekenbewijzen uit, koppelt ze op chassisnummer aan het juiste dossier en vult het aangifteformulier in. De tools delen één tabel met voertuigfeiten, met het kenteken als sleutel.
Het resultaat
Per auto staat op één plek wat er al gebeurd is en wat er nog moet, en niemand typt meer over wat een andere tool al wist. Nieuwe medewerkers oefenen eerst op een apart bord met verzonnen auto's, waar niets naar buiten kan. En omdat de keten één geheel is, kan er nu een AI-assistent op aansluiten die klantvragen beantwoordt met de echte stand van een dossier.
Zo ziet het eruit